Die Auswahl an digitalen Kassensystemen ist mittlerweile gross und das Leistungsangebot der einzelnen Systeme unterschiedlich. Mehrere Offerten einzuholen lohnt sich, doch können die Preise oftmals nicht 1:1 verglichen werden. Wir haben vier Tipps zusammengestellt, die Sie beim Offertenvergleich unbedingt beachten sollten, um versteckte Kosten oder fehlende Services zu erkennen. 

Tipp 1: Hardware inklusive?

Prüfen Sie, ob die Kassenhardware wie Monitor oder Tablet in der Offerte enthalten ist oder ob die aufgeführten Kosten nur die Kassensoftware abdeckt. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie beim Anbieter nach, ob im Preis auch die Hardware enthalten ist. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie noch zusätzlich Kosten für den eigenen Hardwarekauf in die Initialkosten einrechnen. Bedenken Sie, dass für einen reibungslosen Betrieb der Kasse die Hard- und Software aufeinander abgestimmt sein müssen. 

Tipp 2: Supportleistungen prüfen

Der Kauf eines Kassensystems ist das eine, das andere ist die Sicherstellung eines reibungslosen Betriebes nach dem Kassenkauf. Hier lohnt es sich, Supportleistungen in Anspruch zu nehmen. Prüfen Sie deshalb, ob Kosten für Softwareupdates, Telefon- sowie persönlicher Support, Ersatzgerät bei defekter Hardware etc. in der Offerte enthalten sind. Wenn Sie keine Angaben in der Offerte dazu finden, lohnt es sich nachzufragen. Gerade Softwareupdates gewährleisten einen dauerhaften und problemlosen Betrieb ihres Kassensystems und sollten nicht vernachlässigt werden. Weiter gilt es zu bedenken, dass wenn Sie ihre Kassenhardware selbst einkaufen, Sie in den meisten Fällen vom Kassenanbieter keinen Support für die selbst gekaufte Hardware erhalten. Sollte demzufolge einmal etwas mit der Kasse sein und Sie müssen diese in Reparatur geben, erhalten Sie kein kostenloses Ersatzgerät, mit welchem Sie die Zeit der Reparatur überbrücken können. Dies kann unter Umständen dazu führen, dass Sie ein paar Wochen ohne Kassensystem auskommen müssen. Auch bei Problematiken die auftauchen aufgrund nicht kompatibler Hard- und Softwarekomponenten könnte der Anbieter Ihnen den Support verweigern. Stellen Sie daher sicher, dass Sie einen vollumfänglichen Support erhalten und dieser in den monatlichen Grundkosten enthalten ist. 

Tipp 3: Inkludierte Zusatzleistungen?

Prüfen Sie detailliert welche Leistungen und Funktionen in den angegebenen Kosten enthalten sind. Allenfalls handelt es sich bei den Kosten nur um ein Basisprogramm, welches nicht ihren gastronomischen Ansprüchen entspricht. Dies könnte zu weiteren zusätzlichen Modulkäufen führen, welche ihr Budget belastet. 

Tipp 4: Schnittstellen und Erweiterungen

Ist das gewählte Kassensystem kompatibel mit anderen Systemen, mit welchen Sie tagtäglich arbeiten und ermöglichen die vorhandenen Schnittstellen einen einfachen Datenaustausch? Ist das Kassensystem ausbaubar bzw. erweiterbar mit Funktionen und weiteren Tools, welche Ihre Arbeitsprozesse optimieren? Stellen Sie sich diese Fragen unbedingt vor dem Kassenkauf. Neben dem Aufschlüsseln der Kosten einer Offerte ist es wichtig zu prüfen, ob die Offerte auch wirklich die Leistungen beinhaltet, die Sie zuvor für sich evaluierten. Beginnen Sie zuerst mit einem Kassensystem mit Basisfunktionen ist es wichtig, dass dieses ausbaubar ist und die zusätzlichen Module auch ihre zukünftigen Anforderungen erfüllen. Denn Sie wollen in jedem Fall vermeiden, dass Sie nach einem Jahr mit dem gewählten Kassensystem ein Limit erreichen, welches Sie zu einem erneuten Wechsel auf ein Profi-System zwingt und Ihnen erneute Initialkosten beschert. Hier bietet es sich an bereits zu Beginn in ein Profi-Kassensystem zu investieren, welches dank Zusatzmodule und Schnittstellen individuell und vielfältig erweiterbar ist.

Fragen Sie den Anbieter auch nach vorhandenen Soft- sowie Hardwareschnittstellen, dem Funktionsumfang der Kassensoftware als auch kompatible Zusatzgeräte wie Drucker, Barcode-Scanner, Kassenschublade, Kundendisplay etc. Auch eine einfache Bedienung der Kasse zahlt sich für Sie als auch für Ihr Personal aus.

Haben Sie noch nicht das richtige Kassensystem gefunden? Wir helfen Ihnen gerne bei der Evaluation.